Politique de confidentialité

CHANTAL ROCHETTE (ci-après, le « COURTIER ») fournit un environnement web sécuritaire à  ses utilisateurs Internet.  

Le COURTIER est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la « Loi ») et à ce titre le COURTIER s’efforce à préserver les normes de  confidentialité les plus élevées par rapport aux renseignements personnels que ses clients, fournisseurs  et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment  mais sans limitation, par l’entremise du site web du COURTIER (le « Site Web »), de ses réseaux  sociaux, de ses publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC)  et de Gestion Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes  de la Loi. 

Qu’entend-on par « renseignements personnels »? 

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet,  directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore  peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, le  COURTIER peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date  de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les  renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.  

Les principes de protection énumérés ci-dessous s’appliquent à la collecte, l’utilisation et la transmission  des renseignements personnels que les utilisateurs Internet pourraient fournir dans le cadre de l’utilisation  du Site Web.  

1. Responsabilité

Le COURTIER est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient dans le cadre  de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, le COURTIER a adopté la politique de  confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des  renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication,  la conservation et la destruction des renseignements personnels. 

2. Collecte de renseignements personnels

Le COURTIER ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités  dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés  aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la  surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier  du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par le COURTIER et portée à la connaissance de la  personne dont on demande le consentement. 

Le COURTIER invite les membres de son personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon  le cas, à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses  renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension. 

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, le COURTIER encourage les membres de son  personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à utiliser les formulaires standardisés  élaborés par l’OACIQ. 

Le COURTIER peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances  avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le  cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers,  procurations, etc.). 

3. Utilisation et communications des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés  et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements  personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but notamment de détecter et de  prévenir une fraude ou dans le but de fournir un service à la personne concernée. 

Le COURTIER peut être tenu de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple,  aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds  d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ], le Fonds  d’indemnisation du courtage immobilier du Québec [le FICI]), aux professionnels, aux institutions  financières ou de vérification de crédit ainsi qu’aux fournisseurs de systèmes de gestion électronique de  documents (GED) ainsi qu’à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec. 

Le COURTIER peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement  personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de  service ou d’entreprise. Dans ce cas, le COURTIER établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel il  indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements  personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du  contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec  le COURTIER en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels. 

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, le COURTIER tient  compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci  bénéficieront à l’extérieur du Québec. Le COURTIER ne communiquera les renseignements personnels  à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate  dans l’endroit où ils doivent être communiqués. 

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies,  le COURTIER doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard,  les obligations professionnelles du COURTIER l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six  (6) ans suivant leur fermeture définitive. 

5. Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels,  le COURTIER applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des  renseignements personnels. Les données personnelles recueillies seront stockées notamment sur des  serveurs et dans des systèmes de gestion électronique des données disposant des mécanismes et utilisant  des normes reconnues en matière de protection pour assurer la sécurité des renseignements personnels  que ses clients, fournisseurs et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage  immobilier, notamment mais sans limitation, par l’entremise du Site Web, de ses réseaux sociaux, de ses  publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion  Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes de la Loi. 

Incident de confidentialité 

Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel  non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection  d’un renseignement personnel. 

Le COURTIER a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont  identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et  qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit  notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les  mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.  

6. Rôles et responsabilités
7. Le COURTIER, son personnel, les membres de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, il donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la  consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels. 
• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc. 
• Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.
• Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.
• Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, il donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc. 

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, le COURTIER est le Responsable de la protection des renseignements  personnels. 

Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la  réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section  « Plaintes ». 

Le COURTIER assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des  gestes prévus par la Loi.  

Le COURTIER traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Il  traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par le  COURTIER. 

Le COURTIER, établit des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de  développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services  impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de  renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de  renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.  

1. Membres du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif

Un membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif du COURTIER peut prendre  connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable  à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat. 

Le membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif du COURTIER : 

• S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus le COURTIER.
• Se conforme à toutes les politiques et directives du COURTIER sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées. 
• Respecte les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.
• Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par le COURTIER.
• Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité 

relatives aux renseignements personnels. 

7. Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels  la concernant détenus le COURTIER. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la  collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors  consigné par écrit. 

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels  qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques. 

Une personne peut demander de transférer à un tiers, par voie électronique, les données personnelles que  le COURTIER détient sur elle. 

Le COURTIER peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi  (https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1). 

8. Plaintes

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses  renseignements personnels par le COURTIER. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai  maximal de 30 jours par le COURTIER et une réponse écrite vous sera adressée. 

Pour faire une demande d’accès, de rectification de vos renseignements personnels ou toute autre  demande à laquelle vous avez droit ainsi que pour soumettre une plainte relativement au traitement des  renseignements personnels, veuillez communiquer avec : 

Chantal Rochette 

Adresse du bureau : 419, rue Principale, Saint-Sauveur, QC, J0R 1R4 

Téléphone : (438) 530-1342 

Courriel : chantalrochette@sutton.com